Document Controller

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Responsibilities of the Role:

• Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel
• Working in accordance with company procedures & guidelines
• Distribution of drawing transmittals and submittals to client
• Receiving and full quality check of all drawings and documents transmitted by the lead consultants.
• Return of quarantined documents to the issuer for full correction and re-issue.
• Management of document control software system ensuring that all parties receive adequate training and then use the system.
• Maintenance of controlled document registers and associated documentation.
• Producing different reports for PM, Client, BI
• General Administration
• Data entry on SAP, Running SAP reports and queries
• Liaising with Safety Manager and Client
• Maintain up to date Org Charts
• Maintaining office stock, requesting printing, helping expat with paperwork needed etc, approving invoice payments
• All other duties associated with this role

Essential Criteria for the Role:

• Strong Administration experience
• Fluent in both Spanish and English language
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Ability to liaise and manage all site paperwork
• Excellent telephone manner
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and Organisational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

Desirable Skills:

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
• SAP experience advantage but not essential as full training will be given

Mercury is an equal opportunities employer.

Document Controller, Zürich

Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.

Wir erstellen und verwalten komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen tragen dazu bei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr scharfer Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit zu liefern.

Wir verwirklichen die Visionen unserer Kunden durch hochmoderne Konstruktionslösungen in zahlreichen Sektoren, darunter: Unternehmens-Rechenzentren, Spitzentechnologie und Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren, Brandschutz.

Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, ihre Vision von sich selbst zu verwirklichen. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten, sich in einem großartigen Team und einem unterstützenden Umfeld weiterzuentwickeln, in dem sie ihr volles Potenzial entfalten können.

Verantwortlichkeiten der Rolle:

• Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen an das Projektpersonal
• Arbeiten in Übereinstimmung mit den Verfahren und Richtlinien des Unternehmens
• Verteilung der Zeichnungsübermittlungen und -vorlagen an den Kunden
• Empfang und vollständige Qualitätskontrolle aller von den leitenden Beratern übermittelten Zeichnungen und Dokumente.
• Rücksendung unter Quarantäne gestellter Dokumente an den Herausgeber zur vollständigen Korrektur und Neuausstellung.
• Verwaltung des Dokumentenkontroll-Softwaresystems, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine angemessene Schulung erhalten und das System anschließend verwenden.
• Pflege kontrollierter Dokumentenregister und der zugehörigen Dokumentation.
• Erstellen verschiedener Berichte für PM, Client, BI
• Allgemeine Verwaltung
• Dateneingabe in SAP, Ausführen von SAP-Berichten und -Abfragen
• Zusammenarbeit mit dem Sicherheitsmanager und dem Kunden
• Organigramme stets auf dem neuesten Stand halten
• Verwaltung des Bürobestands, Anforderung von Druckaufträgen, Unterstützung von Expats bei der erforderlichen Büroarbeit usw., Genehmigung von Rechnungszahlungen
• Alle anderen mit dieser Rolle verbundenen Aufgaben

Wesentliche Kriterien für die Rolle:

• Umfangreiche Verwaltungserfahrung
• Fließend in Spanisch und Englisch
• PC-Kenntnisse mit Kompetenz in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Fähigkeit zur Abstimmung und Verwaltung des gesamten Papierkrams vor Ort
• Exzellente Telefonmanieren
• Liebe zum Detail
• Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
• Ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
• Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
• Exzellente Kommunikations Fähigkeiten

Wünschenswerte Fähigkeiten:

• Erfahrung in der Bau- oder Ingenieurbranche von Vorteil, aber nicht Voraussetzung
• SAP-Erfahrung von Vorteil, aber nicht Voraussetzung, da eine umfassende Schulung erfolgt

Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.