Gestionnaire Administratif Administrative Chargé Chargée D'Accueil Et D'Information Du Public Ma18 F

Le 18ème arrondissement comprend 193 288 habitants et habitantes. La mairie est dotée d'un budget de 16,6 M, finançant l'entretien et le fonctionnement de 263 équipements de proximité (scolaires, sportifs, jeunesse, culturels, maison des associations, espaces verts).

La Mairie du 18ème organise de nombreux évènements culturels, solidaires, festifs, etc. auxquels peuvent participer l'ensemble des 103 agents agentes sont affectés affectées.

La Mairie du 18e comprend un pôle vie locale, composé d’un service de la démocratie locale et de la Maison de la vie associative et citoyenne (MVAC).

La MVAC a pour mission générale d’animer la vie associative et citoyenne en proposant informations, conseils, accompagnement, services logistiques et soutien de proximité aux associations, collectifs et porteurs de projets, et en faisant la promotion des dispositifs de participation citoyenne auprès des habitants. La MVAC du 18e est composé de cinq agents et agentes et gère la location des salles de la MVAC, de la cité Traeger, Chapelle international et des salles dans les écoles.

Les services de la Mairie du 18ème arrondissement sont engagés dans la démarche Vous Simplifiez Paris

Vous serez placé sous l'autorité de la Directrice du développement de la vie associative et citoyenne du 18e arrondissement et du responsable de la Maison de la Vie Associative et Citoyenne.

L'équipe est composé de quatre agents et agentes et d'un responsable.

Vous accueillerez les associations et le public pour les informer et répondre à leurs sollicitations. Vous contribuerez à l’animation et au bon fonctionnement de l’équipement et de ses annexes (Kiosque Citoyens, Salles Traeger, Salles à Chapelle international … ) .

A ce titre, vous réaliserez différentes missions:

1. Tâches administratives et de secrétariat :

• Préparation des dossiers d’inscription des associations à la MVAC
• Rédaction (réponse aux mails…..)
• Organisation des prises de rendez-vous
• Classement des dossiers
• Suivi des conventions de mise à disposition
• Mise à jour des outils de reporting

2. Accueil du public et des associations :

• Accueil physique et téléphonique du grand public, conseil de premier niveau et orientation vers les interlocuteurs pertinents et les interlocutrices pertinentes.
• Gestion de la documentation et conseil en documentation (orientation vers des ouvrages spécialisés)
• Conseil et information de 2ème niveau (participation citoyenne, subventions et services numériques) selon le niveau de compétence acquis

3. Participation à l’animation et au bon fonctionnement de l’équipement et de ses annexes

• Participation aux actions de communication (gestion de la page Facebook, contribution à la newsletter…) et aux événements organisés en équipe par la MVAC et organisation logistique de ceux-ci
• Elaboration de documents internes, informations à faire passer, petite signalétique ou affichages
• Suivi de la démarche « Vous simplifiez Paris »
• Gestion des plannings de réservation des salles en lien avec le responsable de l’équipement
• Veille technique sur le bon usage du matériel de la MVAC mis à la disposition des associations (équipements informatiques, photocopieurs multifonctions), sollicitations des partenaires et relations avec la Section locale d’architecture pour les travaux ….
• Gestion des fournitures et des consommables (papier, toner), veille et alerte.
• Assistance technique (salle informatique et reprographie) et occasionnelle du matériel, préparation des salles (cloisons).
• Suivi et mises à jour (dont validations à l’exclusion des référencements) du fichier ParisAsso (application permettant aux associations de réaliser diverses démarches en ligne),
• Distribution du courrier dans les boîtes aux lettres

4. Ressources humaines :

• Participation à l’accompagnement et à la formation des agents apprentis, stagiaires, service civique…

• Qualité requise

N°1 Bon relationnel et goût pour l’accueil du public

N°2 Rigueur , organisation et autonomie et sens d’ initiative

N°3 Polyvalence

N°4 Mobilité

• Connaissances professionnelles

N°1 Maîtrise de l’outil informatique (Outlook, Excel, Word)

N°2 Gestion des réseaux sociaux et outils de communication appréciée

N°3 Connaissance du fonctionnement des associations

N°4 qualités rédactionnelles

• Savoir-faire

N°1 Accueillir du public et répondre à ses demandes

N°2 Travailler en équipe

N°3 Sens relationnelle

N°4 Ponctualité

Vous percevrez la Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) accueil et vous bénéficierez d'un niveau de sujétion pour le temps de travail, travail du mardi au samedi.

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Un renfort ponctuel auprès d'autres services peut être demandé en cas de forte activité.(facilitation numérique, élections, …). Cette mobilisation fait l’objet d’une rémunération supplémentaire lorsqu’elle s’effectue en dehors du cycle de travail

Horaires : mardi, mercredi vendredi : 9h45-18h43, jeudi : 10h15-19h13, samedi : 9h45-14h13

Fermeture : de deux à trois semaines en août et une à deux semaines en hiver.