Gestionnaire Des Finances, Des Ressources Humaines Et Des Services Administratifs

L’Équipe de santé familiale académique Montfort recherche un / une

Gestionnaire des finances, des ressources humaines et des services administratifs

À PROPOS DE L’ESFAM

L’Équipe de santé familiale académique Montfort (ESFAM) offre des soins primaires interdisciplinaires et bilingues dans un milieu d’enseignement dynamique en français. En collaboration avec plusieurs partenaires du réseau de la santé, dont l’UMF Montfort FHO et d’autres entités associées, l’ESFAM contribue activement à l’amélioration de l’accès et de la qualité des soins primaires pour la communauté.

Important — Candidatures

Nous encourageons fortement l’envoi de votre candidature par courriel à recrutement@esfam.ca. Il s’agit du seul moyen privilégié pour que votre candidature soit prise en considération.

Les candidatures soumises par les plateformes d’emploi, incluant les boutons « postuler », « easy apply » ou toute autre méthode automatisée, ne seront pas considérées.

SOMMAIRE DES FONCTIONS

Le ou la gestionnaire des finances, des ressources humaines et des services administratifs assure la gestion opérationnelle des fonctions financières de l’ESFAM, ainsi que la coordination des ressources humaines et la supervision administrative de l’équipe de réception et du personnel clérical.

Le volet financier constitue une composante centrale du poste. La personne titulaire est responsable des activités financières courantes, incluant la comptabilité, la tenue de livres, les comptes fournisseurs, les comptes clients, la paie, les rapprochements, la facturation, les remises, la préparation budgétaire, les rapports financiers périodiques, le suivi des dépenses et la coordination des documents requis pour les vérifications annuelles.

Le poste comprend aussi des responsabilités importantes en ressources humaines, incluant les affichages de postes, le triage des candidatures, la coordination des entrevues, les offres d’emploi, les contrats, l’intégration, l’orientation, la gestion des dossiers employés, les évaluations, les congés, les avantages sociaux, les politiques internes et les processus disciplinaires progressifs.

La personne titulaire supervise également l’équipe de réception et le personnel clérical afin d’assurer une prestation de services administrative efficace, professionnelle, confidentielle et adaptée à un environnement clinique. Bien qu’une formation clinique ne soit pas essentielle, une connaissance ou une expérience du fonctionnement d’un milieu médical, dentaire ou autre environnement de soins de santé constitue un atout majeur et sera fortement considérée.

Le poste exige un haut degré d’autonomie, de rigueur, de jugement, de discrétion et de sensibilité aux enjeux financiers, humains, administratifs, opérationnels et cliniques propres à une organisation de soins primaires.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Assurer la tenue de livres, les écritures comptables, les comptes fournisseurs, les comptes clients, les dépôts, les rapprochements et le maintien des dossiers financiers.
• Assurer le suivi des factures, approbations, codes comptables, paiements, pièces justificatives, revenus, dépenses et écarts budgétaires.
• Préparer, traiter ou vérifier la paie selon les cycles établis.
• Assurer le traitement des retenues, avantages sociaux, régime de retraite, remises et obligations connexes.
• Préparer ou coordonner les feuillets T4, T4A et autres documents fiscaux requis.
• Participer à la préparation des budgets d’exploitation, des prévisions financières, des rapports périodiques et des analyses d’écarts.
• Coordonner les demandes liées à la vérification annuelle, aux documents de fin d’exercice et aux suivis des vérificateurs.
• Préparer et publier les affichages de postes, effectuer le triage des candidatures et coordonner les entrevues.
• Préparer les offres d’emploi, contrats, lettres et documents liés à l’embauche.
• Coordonner l’intégration, l’orientation, les accès, les formations obligatoires et les documents d’accueil.
• Maintenir les dossiers employés, contrats, évaluations, formations, documents de paie et autres dossiers confidentiels.
• Assurer le suivi des congés, vacances, absences, accommodements et retours au travail.
• Administrer les avantages sociaux, les régimes collectifs et les processus liés à HOOPP.
• Appuyer les gestionnaires et la direction générale dans les suivis de rendement, la documentation, les plans d’amélioration et les processus disciplinaires progressifs.
• Superviser l’équipe de réception et le personnel clérical dans leurs fonctions quotidiennes.
• Organiser le travail, répartir les tâches, assurer la couverture et gérer les priorités administratives.
• Soutenir les employés dans la gestion des situations complexes, des enjeux de service à la clientèle, de confidentialité ou d’accès aux soins.
• Participer à l’amélioration des flux de travail administratifs ayant un impact sur les patients, les médecins, les professionnels de la santé et les opérations cliniques.
• Maintenir et mettre à jour les politiques, procédures RH et protocoles administratifs standardisés.
• Contribuer au maintien des contrôles internes, des processus d’approbation, de la documentation requise et de la conformité organisationnelle.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste à temps plein.
• Poste principalement basé au 745 chemin Montréal, Ottawa.
• Modalité de travail hybride possible, avec une présence minimale de 60 % sur site.
• Présence sur site requise selon les besoins de soutien à l’équipe de réception.
• Travail effectué dans un environnement de bureau médical et administratif.
• Utilisation quotidienne d’un ordinateur, de logiciels comptables, de systèmes de paie, de dossiers administratifs et de systèmes cliniques ou organisationnels.
• Environnement comportant des interruptions fréquentes, des priorités concurrentes et des échéances financières, administratives et RH à respecter.
• Flexibilité d’horaire occasionnelle requise selon les besoins de l’organisation, les échéances financières, les processus de paie ou les enjeux liés au personnel.

COMPÉTENCES ET EXIGENCES

• Solide compréhension des principes de comptabilité, de tenue de livres et de gestion financière.
• Bonne connaissance des processus de paie, avantages sociaux, remises, rapprochements et rapports financiers.
• Capacité à préparer des analyses financières, suivis budgétaires, rapports et recommandations claires.
• Connaissance des pratiques de ressources humaines, incluant le recrutement, l’intégration, la gestion du rendement, les dossiers employés, les congés, les accommodements et la discipline progressive.
• Capacité à superviser, encadrer et soutenir une équipe administrative ou cléricale.
• Bonne compréhension des exigences de confidentialité, particulièrement dans un environnement de soins de santé.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances simultanément.
• Bon jugement, discrétion, professionnalisme et capacité à gérer des situations sensibles.
• Maîtrise des outils informatiques courants, des logiciels comptables, des tableurs et des systèmes administratifs.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Connaissance du fonctionnement d’une clinique médicale, dentaire ou autre organisation de soins de santé constitue un atout important.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

• Diplôme universitaire ou collégial dans un domaine pertinent, notamment en comptabilité, finances, administration, ressources humaines, administration de la santé ou domaine connexe.
• Minimum de cinq ans d’expérience pertinente en finances, comptabilité, administration, paie, ressources humaines ou supervision d’équipe.
• Expérience significative en gestion financière, tenue de livres, paie, rapprochements, rapports financiers et soutien budgétaire.
• Expérience en supervision d’employés requise.
• Expérience dans un organisme de soins de santé, une clinique médicale ou dentaire, une équipe de santé familiale, un organisme sans but lucratif ou un milieu de services professionnels constitue un atout majeur.
• Expérience requise avec les processus de recrutement, d’intégration, de gestion de dossiers employés et de politiques RH.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

Le poste implique une collaboration étroite avec la direction générale, les autres gestionnaires, les médecins, les professionnels de la santé, l’équipe de réception, le personnel clérical, les comptables, les vérificateurs, les fournisseurs et les organismes de financement.

La personne titulaire jouera un rôle clé dans la stabilité financière de l’organisation, la rigueur des processus administratifs, la coordination des ressources humaines, la supervision de l’équipe de réception et le maintien d’un environnement professionnel, confidentiel et efficace pour les patients, les employés et les partenaires.

RÉMUNÉRATION

Le poste est rémunéré selon une échelle salariale compétitive établie en fonction de l’expérience et des qualifications de la personne candidate, entre 75 600 $ et 89 000 $ par année.

L’ESFAM offre également un environnement de travail flexible incluant la possibilité de travail hybride, ainsi qu’un ensemble d’avantages sociaux concurrentiels comprenant notamment :

• Régime de retraite HOOPP
• Congés annuels et congés personnels
• Subvention bien-être
• Milieu de travail collaboratif et flexible

POUR POSTULER

Faites parvenir votre CV et votre lettre de présentation en français à :

recrutement@esfam.ca

Les candidatures doivent être envoyées par courriel. Les candidatures soumises via les plateformes d’emploi, incluant « postuler », « easy apply » ou toute autre méthode automatisée, ne seront pas considérées.

Nous remercions toutes les personnes candidates. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Pay: $75,600.00-$89,000.00 per year

Benefits:

• Company pension
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Flexible schedule
• Life insurance
• Paid time off
• Wellness program

Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1K 0T1