Guest Services Assistant/Receptionist

White & Case är en av världens största och främsta advokatbyråer. Sedan starten i New York 1901 har vi expanderat internationellt och etablerat 43 kontor i 29 länder. Många av våra klienter är multinationella organisationer med komplexa behov som kräver engagemang från flera av våra kontor samtidigt. Det betyder att vi arbetar i en dynamisk miljö med kollegor från hela världen och har gedigen erfarenhet av internationell affärsjuridik. Våra specialistområden på Stockholmskontoret inkluderar M&A/Corporate, M&A/Private Equity, Capital Markets, Debt Finance och Disputes.

Vill du vara med och skapa service i världsklass? Vårt uppdrag är att leverera en upplevelse i absolut toppklass för besökare, klienter och medarbetare. Som en del av vårt Guest Services-team är du byråns ansikte utåt och den som skapar både det första och sista intrycket på vårt Stockholmskontor. Du har en nyckelroll i att säkerställa en professionell, välkomnande och smidig gästupplevelse varje dag.

I rollen som Guest Service Assistant arbetar du nära dina kollegor i teamet för att få verksamheten att fungera sömlöst. Du välkomnar besökare med värme och professionalism, stöttar kollegor i både stort och smått samt säkerställer att kontoret är välorganiserat, representativt och inbjudande.

Rollen är både operativ och administrativ. Du trivs i det dagliga flödet, är lösningsorienterad och har öga för detaljer. Samtidigt ställs höga krav på struktur, noggrannhet och förmågan att arbeta proaktivt. Du ser vad som behöver göras –och gör det.

I nära samarbete med övriga i Guest Services-teamet ansvarar du för receptionen, conciergeverksamheten och den dagliga driften av våra gäst- och mötesytor.

Arbetsuppgifter

• Ta emot och välkomna klienter och besökare på plats.
• Förbereda, underhålla och följa upp mötesrum före, under och efter möten
• Säkerställa ordning och hög standard i gemensamma interna ytor såsom lunchrum, bistro och pentryn
• Samordna med IT- och AV-team för att tillgodose gästernas behov och hantera enklare tekniska frågor
• Samarbeta med externa leverantörer såsom städning, catering, frukt- och blomleverantörer
• Se till så våra lokaler alltid är välfungerande och inbjudande
• Utföra conciergeuppgifter, inklusive bokning av hotell, restauranger och taxi samt ge vägledning till internationella gäster inför och under deras vistelse i Stockholm
• Utföra säkerhetsrelaterade uppgifter såsom hantering av passerkort, dörrar och larm
• Arbetstiderna är förlagda mellan 07.00-19.00, i vissa fall förekommer det även kvällsarbete.

Kvalifikationer

• Professionell approach
• Stark servicekänsla med fokus på klientupplevelsen
• Trivs med att arbeta i team och bidra till en positiv arbetsmiljö
• Proaktiv, initiativtagande och lösningsorienterad
• Tar ansvar och ägarskap för arbetsuppgifter
• God problemlösningsförmåga
• Flytande i svenska och engelska både skriftligt och muntligt
• Erfarenhet från hospitality, guest services eller catering (hotell, café/restaurang eller liknande) är meriterande

• Tjänsten är på heltid
• Arbetsplats: Stockholm
• Rollen rapporterar till Office Operations Manager
• Rekrytering sker löpande, så vi ser gärna att du skickar in din ansökan (CV och personligt brev) så snart som möjligt
• Vid frågor är du välkommen att kontakta vår Talent Acquisition & HR Advisor, Cajsa Billebjer, på cajsa.billebjer@whitecase.com

• White & Case is an Equal Employment Opportunity (EEO) employer and is committed to creating a fair workplace. It is our Firm’s policy to recruit, employ, train, compensate and promote without regard to race, color, religion, creed, national origin, age, gender, sexual orientation, marital status, military or veteran status, disability, genetic information, or any other category protected by applicable law.