Office Coordinator

Vi søker nå en Office Coordinator for en deltidsstilling på 50-75% til vårt kontor i Oslo. Er du en sosial, løsningsorientert og uhøytidelig person som trives med å skape en herlig arbeidsmiljø? Drives du av varierte arbeidsoppgaver og har både fleksibilitet og tilpasningsevne? Har du en høy servicefølelse og øye for detaljer? Da kan du være den vi leter etter!

Din oppgave:
I rollen som Office Coordinator er du ansvarlig for den operative driften av kontoret. Du har du en sentral rolle for å sikre at kontoret fungerer smidig og skaper trivsel for gjester og kolleger. Du har et bredt ansvarsområde, inkludert å opprettholde kontorets representativitet og trivsel. Du håndterer kontoradministrasjon, har kontinuerlig kontakt med leverandører og er ansvarlig for innkjøp. Du har også ansvaret for å planlegge og gjennomføre interne og eksterne arrangementer, og vi ønsker at du bidrar med egne ideer og initiativer for å sikre at kulturen opprettholdes.

Noen eksempler på oppgaver er:

• Ta imot kolleger så vel som eksterne gjester med varme
• Ansvarlig for kontoradministrasjon, post- og dokumenthåndtering
• Løpende dialog med leverandører og ledelse av innkjøp til kontoret
• Håndtere feilmeldinger og servicesaker
• Planlegge og gjennomføre interne og eksterne arrangementer
• Ansvarlig for nøkler, alarmer, låser og sikkerhet på kontoret
• On- og off-boarding av nye kollegaer

Du vil hovedsakelig jobbe selvstendig på Oslokontoret, med støtte og veiledning fra kolleger innen Office Management på hovedkontoret i Stockholm, Sverige. Du vil hovedsakelig jobbe om morgenen, men noe fleksibilitet kan være nødvendig hvis interne eller eksterne arrangementer holdes på ettermiddagen. Vi har også kontor i Bergen og vi vil gjerne at du inkluderer og støtter dem ved behov.

Din bakgrunn:
For å lykkes i rollen som Office Coordinator, har du noen års erfaring fra en lignende service rolle . Du har evnen til å jobbe bredt, koordinere og være serviceinnstilt, samt være ansvarsfull og uhøytidelig som person. Du er selvstendig, tar initiativ, og håndterer flere oppgaver samtidig uten å kompromittere kvaliteten. Vi ser også etter en relasjonsbygger som trives med å skape en hyggelig arbeidsmiljø.

Du har gode systemkunnskaper.

Ytterligere informasjon:
Hos oss i Advisense streber vi etter å ha en inkluderende arbeidsplass med mangfold og likestilling. Vi er et verdidrevet selskap hvor vi bryr oss om hverandre og investerer i utviklingen av våre ansatte for å maksimere deres potensial og prestasjoner. Hos oss har du påvirkningsmuligheter til å forme din egen og kollegaers arbeidshverdag.

Vi jobber kontinuerlig gjennom prosessen, så søk gjerne så snart som mulig. Så lenge annonsen er aktiv, er stillingen tilgjengelig. Vi bruker en kompetansebasert tilnærming gjennom hele prosessen, som inkluderer case-oppgaver, intervjuer og referansesjekk.
Vi er mer enn villige til å svare på spørsmål og vil gjøre vårt beste for at du skal føle deg oppdatert gjennom hele prosessen.