Project-/Programmasecretaris In Beleid

Job Description

Functieomschrijving

Werken in verschillende opdrachten waarmee je jezelf verder ontwikkelt en ervaring opdoet met projectmatig werken. Bijvoorbeeld binnen relevante thema’s als economische innovatie, klimaatproblematiek en duurzame landbouw. Dat doe je als project-/programmasecretaris. Je werkt opgavegericht en levert een bijdrage aan onderwerpen die heel Nederland raken. Je maakt als project-/programmasecretaris deel uit van de gezamenlijke POOL van de ministeries van Economische Zaken (EZ), Klimaat & Groene Groei (KGG) en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN).

Vanuit de POOL werk je binnen deze ministeries op tijdelijke opdrachten met directe invloed op de Nederlandse samenleving. Soms ben je bij meerdere opdrachten tegelijk betrokken. Bij aanvragen voor nieuwe opdrachten kijken we steeds goed welke opdracht aansluit bij je achtergrond en ervaring, je persoonlijke ontwikkeldoelen en interesses. Op deze manier lever je dagelijks concrete toegevoegde waarde op onderwerpen die er echt toe doen en kun je jezelf verder ontwikkelen in de richting van jouw voorkeur.

Als project-/programmasecretaris (schaal 11) zorg je voor het beheer van de project-/programmaorganisatie en -administratie en bewaak je het overzicht. Je bent een herkenbaar aanspreekpunt binnen en buiten de organisatie. En een goede gesprekspartner voor de project-/programmamanager. Je organiseert bijeenkomsten en overleggen voor het team en stakeholders, stelt de agenda's op, bewaakt de besluitvorming en zorgt ervoor dat acties worden nagekomen en geborgd zijn. Ook verzorg je de verslaglegging en communicatie van het project of programma. Je informeert de project- of programmamanager, de teamleden en stakeholders over de voortgang (soms ook budgettair) en bent een constructieve collega met gedegen kennis van zaken en een nuchtere blik.

Wat deze functie onderscheidt van de Project-/programmasecretaris in schaal 10 is dat je, naast bovengenoemde taken, over het algemeen verantwoordelijk bent voor complexere projecten. Dit kan zich uiten in bijvoorbeeld meer stakeholders, grotere teams en diverse (en soms tegengestelde) belangen. Je fungeert in deze functie ook regelmatig als de sparring-partner van de projectleider en initieert en begeleidt bijeenkomsten.

Onderdeel zijn van de POOL van EZ, KGG en LVVN is echt bijzonder. Niet alleen de enorme diversiteit in opdrachten maakt het werken bij de POOL interessant. Ook verdiep je jezelf door het volgen van trainingen, deelname aan een werkgroep, intervisie en een project-peer. De manier waarop we onderling kennis delen, elkaar helpen en doorlopend investeren in jouw persoonlijke ontwikkeling zorgt dat je nooit stilstaat in je carrière binnen de overheid en dat je blijft leren. Natuurlijk is er ook veel ruimte om zelf initiatief te nemen en met ideeën te komen waarmee je jouw collega’s verder helpt.

De rol van project-/programmasecretaris is nog relatief nieuw binnen de POOL. De eerste lichting heeft aangetoond dat project-/programmasecretarissen goed invulling geven aan de vraag uit de organisatie. Daarom werven we nu de tweede lichting. Dat betekent dat jij ook mee gaat helpen om die functie verder vorm te geven en met jouw expertise en opgedane kennis de ministeries verder gaat helpen om projectmatig te werken.

Functie-eisen

Vanuit jouw achtergrond en perspectief kijk je op een verfrissende manier naar vraagstukken. Waar nodig stel je een vernieuwende aanpak voor. Je schakelt makkelijk tussen de diverse betrokkenen op verschillende niveaus. En werkt graag aan je eigen ontwikkeling.
Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring met projectmatig werken binnen een complexe omgeving met meerdere stakeholders.
• Ervaring met het gebruik van Microsoft-applicaties en andere digitale tools en het vermogen om anderen daarbij te ondersteunen.
• Interesse in de maatschappelijke thema’s waar EZ, KGG en LVVN aan werken.

Competenties:

• Zorgvuldigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Resultaatgerichtheid

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau schaal 11
• Maandsalaris Min €4.024 – Max. €6.110 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Je kunt een informatiepakket over werken bij de POOL opvragen door een mail te sturen naar: [email protected]. Via deze FILM krijg je ook al een indruk.
• Bekijk hier het Jaarbeeld 2023-2024 voor meer info over de POOL.
• De selectiegesprekken vinden plaats op 1, 3, en 8 oktober.
• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je maakt als projectsecretaris deel uit van de POOL. Belangrijkste doelstelling van de POOL is: flexibel, wendbaar en opgavegericht werken in de vorm van een lerende organisatie. De POOL bestaat momenteel uit 50 project- en programmamanagers, 6 project- en programmasecretarissen en 60 rijkstrainees. De POOL levert daarmee project- en programmatische expertise en capaciteit om de prioritaire opgaven van EZ, KGG en LVVN te helpen realiseren. We maken daarbij gebruik van methodes als Projectmatig Crëren (PMC) en Strategisch Omgevingsmanagement (SOM). POOLers kenmerken zich door flexibele inzetbaarheid, het bieden van inhoudelijke expertise en zij opereren in een breed netwerk. Projectleiders, -secretarissen en trainees voeden elkaar, leren van elkaar en versterken elkaar, bijvoorbeeld als het gaat om het experimenteren en leren met nieuwe werkvormen en methodieken.
De POOL is je thuisbasis, maar veelal werk je bij het organisatieonderdeel waar je je opdracht uitvoert. De POOL voert met name opdrachten uit in de beleidscontext, soms ook in uitvoering en toezicht. Omdat POOLers steeds wisselende opdrachten doen, bouwen we bij de POOL een beeld op van hoe de organisatie functioneert, wat er werkt en wat minder goed werkt. Dat helpt weer bij volgende opdrachten. Door onze manier van werken binnen de beleidsdirecties dragen we bij aan ontwikkeling van kennis over proces- en projectmatig werken. Binnen de POOL zijn werkgroepen actief waarin kennisontwikkeling centraal staat. Iedere POOL-project-/programmamanager of -secretaris maakt deel uit van een of meerdere werkgroepen en draagt bij aan POOL-brede activiteiten, zoals intervisiegroepen en de maandelijkse POOL-middag.
De POOL maakt deel uit van de directie Mens en Organisatie (M&O). De directie M&O is een onderdeel van de bedrijfsvoering binnen de ministeries EZ, KGG en LVVN. M&O focust op het verlenen van diensten aan (interne) klanten/gebruikers en ondersteunt de ministeries en hun medewerkers zodat zij zich kunnen concentreren op hun primaire taak.

Ministerie van Economische Zaken

Het ministerie van Economische zaken werkt nauw samen met het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur en het ministerie van Klimaat en Groene Groei. Samen streven we ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt de ministeries effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Het ministerie van Economische Zaken werkt samen met zijn partners aan een innovatief én ondernemend Nederland en een sterke, weerbare economie, die iedereen kansen biedt. Ondernemers en bedrijven moeten kunnen rekenen op een stabiel en voorspelbaar ondernemersklimaat. We zoeken daarbij steeds de beste balans tussen de belangen van bedrijven, consumenten en de omgeving.

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Jeroen van Bruggen, MT lid POOL 06-52833259 Naima Khoulali, MT lid POOL 06-21346359

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Iris Eveleens, Adviseur team arbeidsmarktcommunicatie & recruitment 06 – 11469487